Süresi dolan yetkinlik kendiliğinden düşer, dolmadan önce uyarı gelir. T-90 / T-30 / T-7 kademeli hatırlatma zinciri: planlamak, organize etmek ve son çağrı için ayrı ayrı zaman. Excel’in en sık kırıldığı yer burasıdır — tablo dolduğu gün doğrudur, üç ay sonra değil.
Yetkinlik tanımında geçerlilik süresi belirtilir (ör. 12 ay, 24 ay, süresiz). Kişiye skor verildiğinde bitiş tarihi bundan hesaplanır. Süre dolduğunda kayıt kendiliğinden geçersizleşir: matriste yeşil kalmaya devam etmez, kurum oranından düşer ve vardiya planlaması onu yetkin saymaz.
Yenileme tek bir e-postayla bitmez: eğitim planlanır, kontenjan ayrılır, vardiya düzenlenir, belge yüklenir. Bu yüzden uyarı kademeli gelir. T-90 planlama içindir (eğitim ve bütçe), T-30 organizasyon (kontenjan ve vardiya), T-7 son çağrıdır ve yöneticiye de gider. Uyarılar uygulama içi bildirim, e-posta ve (açıksa) telefona anlık bildirim olarak iletilir.
Süresi dolmuş, bu ay dolacak ve 90 gün içinde dolacak kayıtlar tek ekranda; departman, görev ve kişi bazında süzülebilir. Liste Excel ve PDF olarak dışa aktarılır — yenileme planını bu listeden çıkarabilirsiniz.
Kişi için kredi kartı boyutunda, QR kodlu bir yetkinlik kartı PDF olarak üretilir (kask veya yaka için basılabilir). QR okutulduğunda girişsiz bir doğrulama sayfası açılır: kişinin adı, görevi ve geçerli yetkinlikleri renkli durum etiketleriyle görünür. Sahada “bu kişi bu işi yapabilir mi” kontrolü telefonla saniyeler içinde yapılır.